Выбрать страницу

ЕСМ-система eDocLib

eDocLib позволяет собрать информацию в единой базе и предоставить каждому из сотрудников быстрый и наглядный доступ в соответствии с обязанностями.

Сравнить

Описание

Структурирование и систематизация данных
eDocLib предоставляет набор инструментов для наведения порядка в файлах и документах. Файлы классифицируются по различным рубрикам (например, «Договоры», «Счета», и т.п.), сопровождаются дополнительными характеристиками (например, сумма договора, контрагент, поставщик, дата). Между файлами устанавливаются взаимосвязи-гиперссылки для быстрого перехода ко всем сопутствующим материалам. Также сохраняется привычная возможность группировать файлы по папкам и предоставлять к ним совместный доступ.

Документооборот и групповая работа
Совместная подготовка файлов вызывает множество вопросов – «кто автор изменений?», «какая версия окончательная?» , «какие изменения в тексте ожидаются и кем должны быть внесены?». С помощью eDocLib ответить на этот вопрос всегда предельно легко. В eDocLib «из коробки» уже реализована вся функциональность автоматизации документооборота – сопровождение полного цикла работы с документами – регистрация документов, контроль исполнения поручений, подготовка и согласование проектов документов. Система автоматически отслеживает процесс подготовки документа/исполнения поручений и наглядно предоставляет информацию о текущем этапе работы и его исполнителях. Важное отличие от большинства система документооборота – гибкость и простота настроек, возможность адаптировать интерфейсы и процессы системы к сложившимся реалиям работы.

Простота настроек – удобство работы
eDocLib позволяет легко и быстро привести настройки системы в соответствие с реальными потребностями пользователей. Ключевая идея платформы – простая и наглядная настройка всех компонентов системы – элементов хранения, поисковых запросов, персональных настроек пользователя. Изменения осуществляются пользователями в режиме «визуального конструктора», без программирования. В результате внешний вид и логика работы системы соответствует пожеланиям сотрудника и автоматизирует выполняемые им задачи. При этом возможность вносить изменения «на лету» не влияет на производительность платформы.

Оповещения и уведомления
eDocLIb не требует от пользователей постоянно следить за изменениями и новыми событиями в системе. Предусмотрены оповещения

  • по электронной почте о поступлении новой информации;
  • о производимых другими пользователями действиях;
  • о наступлении или приближении сроков;
  • об изменении статусов.

Массовый ввод документов
eDocLib обеспечивает автоматическую загрузка файлов из указанной пользователем папки с сохранением существующей структуры поддиректорий и созданием карточки описания для каждого из файлов. Возможен массовый импорт данных из других систем – eDocLib поддерживает загрузку данных из файлов XML-формата. Для массового перевода в электронный вид бумажных документов предусмотрена возможность поточного сканирования и автоматического извлечения атрибутов, что позволяет в несколько раз увеличить скорость обработки снизить трудозатраты.

Аналитические отчеты
Хранение дополнительных табличных данных по каждому из файлов предоставляет широкие возможности по подготовке аналитических материалов и их наглядному представлению (в виде Microsoft Excel или Word). От общей статистики легко перейти к конкретным файлам и документам.

Доступ через Интернет и с мобильных устройств
Система eDocLIb полностью построена на Веб-технологиях. Доступ к данным может осуществляться с любого компьютера, (с учетом соответствующих требований по безопасности). Для работы с планшетных и мобильных устройств разработаны специализированные приложения.

Интеграция с другими системами
Полнофункциональный интерфейс прикладного программирования (API) позволяет существенно расширять функциональность и интегрировать eDocLib с другими используемыми в организации системами. eDocLIb поддерживает выгрузку сведений о структуре имеющихся описаний, XSD-схем любого описания, а также импорт и экспорт описаний в формате XML-файлов и прикрепленных файлов.

Безопасность
Защита информации от несанкционированного доступа обеспечивается в eDocLib гибкой системой настраиваемых прав, использованием личных имен и паролей, а также возможностью Windows-аутентификации. Все действия пользователей с контент-объектами, поручениями, отчетами фиксируются в защищенных протоколах.

Обеспечение долговременного хранение документов с электронной подписью (электронных оригиналов)
Проблема долговременного хранения документа с электронной подписью (электронного оригинала). Срок действия сертификата электронной подписи (ЭП), аналога собственноручной подписи для бумажного документа, составляет 1-3 года. В тоже время срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года Эксперты компании ЭОС накопили значительный опыт в методологическом и технологическом обеспечении долговременного хранения электронных документов.

Опции

«Администратор»
Модуль управления пользователями и их правами. Позволяет создавать учетные записи пользователей и объединять их в группы, назначать им права на работу с данными и функциями системы, права доступа на группы документов. Также позволяет экспортировать и импортировать данные в eDocLib. «Конфигуратор» Редактор типов документов и справочников, который позволяет:

  • создавать новые типы документов (с возможностью добавления новых реквизитов и секций) и модифицировать существующие типы;
  • создавать новые справочники и редактировать существующие (кроме системных).

“Редактор форм»
Инструмент создания и редактирования визуальных форм документов и справочников (диалоговых окон, печатных форм).

Отзывы

Отзывов пока нет.

Будьте первым, кто оставил отзыв на “ЕСМ-система eDocLib”

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Pin It on Pinterest

preloader