Закопались в бумажках? Не можете отследить путь документа? Процедура согласования занимает слишком много времени, массу споров и разногласий?
Наша компания поможет Вам легко и быстро справиться с этими трудностями. Наши специалисты:
- проведут детальное обследование бизнес- процессов, существующих в Вашей компании
- разработают рекомендации по совершенству существующей системы документооборота
- дадут рекомендации по выбору оптимального количества лицензий и дополнительных опций
- качественно внедрят и адаптируют систему электронного документооборота к особенностям работы Вашей компании
- окажут последующую техническую поддержку системы электронного документооборота
Квалификация и опыт специалистов нашей компании в предметной области, в ИТ и управлении проектами позволяет внедрить систему в желаемые сроки и получить максимальный эффект от ее использования.
Сценарий внедрения
- Обследование бизнес-процессов Компании в части работы с системой электронного документооборота (изучение регламентных документов, интервью с ответственными лицами, фиксация текущих правил и приемов работы с документами, формализация бизнес-процессов).
- Разработка концепции функционирования системы «на бумаге», согласование, составление требований к ИТ-инфраструктуре.
- Разбивка общего объема работ по внедрению на этапы (по автоматизируемым участкам), разработка плана внедрения, согласование с заказчиком.
- Выполнение работ по одному этапу (участку), представление результатов, демонстрация ответственным за данный участок лицам, сбор и учет замечаний.
- Выполнение работ по каждому следующему этапу аналогично пункту 4.
- Общее тестирование системы, сбор и учет замечаний.
- Проведение обучения.
- Сдача системы в опытную эксплуатацию.
- Адаптация системы во время проведения опытной эксплуатации.
Эффективность внедрения
Эффективность внедрения системы электронного документооборота
По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков, выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны.
Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:
– Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
– Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды.
Тактические выгоды: сокращение расходов при внедрении СЭД связаны с освобождением физического места для хранения документов, с уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде, со снижением расходов на персонал и оборудование и др.
Стратегические выгоды: коллективная работа над документами; значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам); повышение безопасности информации; повышение сохранности документов и удобства их хранения; улучшение контроля за исполнением документов; сокращение процесса согласования от нескольких недель до одного-двух дней; повышение скорости выполнения работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).
Для анализа экономической целесообразности внедрения СЭД обобщим эти параметры и рассмотрим:
– Сокращение затрат на бумажные документы
– Повышение производительности труда;
– Сокращение затрат на бумажные документы
– Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, может дать более существенный эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными. Повышение производительности труда Определим финансовые потери из-за рутинной работы. Рассмотрим модель «Рабочее время»: N – число сотрудников в организации; T – доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с документами; Z – средняя зарплата в месяц Итого, потери = N*T*Z При штате в 1 000 сотрудников, 20% времени, средняя заработная плата 300 $ Потери=1000*0,2*300 = 60 000$ в месяц Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей позволяет справиться СЭД.
Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля рутинных операций, большую часть из которых можно переложить на автоматизированные системы, может составлять 20-30 % рабочего времени
Внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, благодаря следующим факторам:
– Совершенствование методов контроля исполнения поручений по документам.
– Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает о приближении сроков исполнения распоряжений. • При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.
– Деятельность рядового сотрудника в любой момент может быть оценена как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством. Для этого достаточно будет задать в системе параметры поиска, например выполнение документов конкретным исполнителем за определенный период.
Благодаря этим факторам, исполнитель, несомненно, станет более дисциплинированным, будет более качественно и ответственно подходить к своим обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего труда как минимум на 5-15%. Предположим, что производительность каждого сотрудника увеличится в среднем на 5%. При зарплате в 300 долл. в месяц каждый сотрудник будет дополнительно выполнять работы примерно на 15 долл. В год это составит 180 долл., а для 100 сотрудников — 18 тыс. долл.! А если предположить, что производительность увеличится на 10%? Это вполне реально!
Система электронного оборота «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.
Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.
В настоящее время программа электронного документооборота предприятия ДЕЛО» зарекомендовала себя как самая надежная и проверенная СЭД на российском рынке. Продуманный и полный функционал для управления информацией и документооборотом. Сквозная автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний, возможность построения свободных маршрутов движения документов, надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности – выгодно отличает «ДЕЛО» от других систем.
Преимущества СЭД Дело
• Уже «из коробки» готова для использования в проектах любого масштаба – от одного рабочего места до десятков тысяч, в том числе с подключением удаленных подразделений, внешних организаций;
• Эффективность, надежность этого программного продукта подтверждены опытом успешных внедрений;
• Поддерживает как полностью электронный документооборот, так и смешанный, подходит для всех организаций на любом этапе зрелости бизнес-процессов;
• Проста в использовании, интуитивно понятна, быстро осваивается, пользователи отмечают ее удобство;
• Надежная защита информации с применением электронной подписи и шифрования;
• Быстрая установка. Легко настроить под структуру и правила делопроизводства организации;
СЭД «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормам, а также стандартам документооборота.
Все включено
• Позволяет полностью автоматизировать весь жизненный цикл документов в компании (от регистрации или создания проекта до списания «в дело» или передачи на архивное хранение);
• Удобная, быстрая регистрация документов (корреспонденция, служебные файлы, обращения граждан, приложения), поддержка любых размеров и форматов файлов;
• Простая оцифровка бумажных экземпляров с помощью опции «Поточное сканирование»;
• Автоматизация стандартных процессов исполнения и согласования, возможность программирования маршрутов движения, бизнес-процессов различной сложности (Workflow) при помощи подсистемы «Управления процессами»;
• Контроль исполнения поручений, в том числе в сложных иерархических структурах;
• Используя «ДЕЛО», легко организовать юридически значимый электронный документооборот с помощью опции ЭП и средств криптозащиты;
• «ДЕЛО» поддерживает работу с почтовыми программами: регистрация файлов из электронной почты, прием, отправка файлов из интерфейса структуры. Мобильность, удаленная работа
• Дружественный интерфейс «ДЕЛО-Web» обеспечивает полный набор возможностей для работы. Использование веб-интерфейса не требует специального программного обеспечения.
• Наличие мобильных приложений под операционные системы iOS, Android, Windows 8 обеспечивает удобную работу с любых устройств.
Контроль исполнения, отчетность
• Отчетные формы позволяют получать полную информацию о статусе исполнения документов, резолюций, поручений на любом этапе их жизненного цикла;
• Оповещения и уведомления информирует пользователей о новых событиях, требующих внимания, тем самым ускоряя ход документно-ориентированных бизнес-процессов компании.
• Широкие поисковые возможности, позволяющие найти любой объект в СЭД. Реализован полнотекстовой поиск по содержанию документов. Интеграция с другими системами
• Позволяет организовать взаимодействие с МЭДО, СМЭВ, АС «Обращения граждан».
• Позволяет перевести в электронную форму процесс оказания госуслуг.
• Открытый API-интерфейс обеспечивает возможность интеграции с любыми информационными системами заказчика (например, интеграционное решение «ДЕЛО-1С»).
Прейскурант на ПО и услуги
Сопровождение
Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС
По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».
Минимальный включает в себя:
- поставку обновленных версий системы в течение года;
- доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;
- доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.
- Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.
Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:
- возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.
- помощь в диагностике ошибок по e-mail.
- Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.
Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:
- возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;
- помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;
- консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии.
- Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.
Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора.
Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:
- для диагностики работы системы;
- для оптимизации работы системы;
- для устранения ошибок в работе системы;
- для установки или обновления компонентов системы на сервере;
- для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;
- для настройки системы.
- Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально.
К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:
- удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;
- обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).
Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются в рамках расширенного сопровождения по действующему прейскуранту.
– Сопровождение ПО в части выполнения функций администратора базы данных системы «ДЕЛО»:
- Диагностика и оптимизация работы системы
- Устранение ошибок в работе системы
- Стоимость часа – 2500 рублей
– Сопровождение ПО в части выполнения функций системного технолога системы «ДЕЛО»:
- Редактирование базовых и дополнительных справочников
- Редактирование прав пользователей
- Редактирование настроек систем
- Стоимость часа – 2500 рублей
– Сопровождение ПО в форме консультирования пользователей системы «ДЕЛО»:
- Консультирование пользователей по вопросам эксплуатации системы
- Стоимость часа – 2500 рублей
EOS for SharePoint — это российская система электронного документооборота, сочетающая функции «классической» СЭД, российскую специфику и возможности платформы Microsoft SharePoint.
MS SharePoint – универсальная платформа для создания корпоративных порталов, которые становятся точкой доступа к базам данных, документообороту, интернет-ресурсам и различным внешним бизнес-приложениям (ERP, CRM и т.п.).
Система выгодно отличается простотой обслуживания. Доработки функционала возможны собственными силами заказчика. EOS for SharePoint эффективно автоматизирует управление документами, а также другие бизнес-процессы организации на базе корпоративного портала, формируя единое информационное пространство компании.
Преимущества EOS for SharePoint
• быстрый поиск требуемой информации (шаблоны документов, рабочие инструкции, регламенты, документы к тендерам и др.);
• автоматизация рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии, заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.);
• обмен информацией друг с другом (сообщения, фото из отпуска, фото новой машины, обсуждение новостей и событий и др.). Для менеджеров по персоналу:
• опросы и анкетирование сотрудников компании (удобный механизм подготовки опросных листов и анкет, автоматическая рассылка выбранной группе пользователей, простой механизм заполнения анкет и опросников, предварительная обработка результатов);
• архив организационно-правовых документов (должностные инструкции, положения об отделе, организационная диаграмма);
• информированность и/или адаптация новых сотрудников (электронная экскурсия по компании. По каким вопросам к кому обращаться, например, что делать, если забыл пропуск? и др.);
• динамика численности (средства визуализации принятых и уволенных сотрудников в разрезе возраста, профессии, подразделения и др.). Для менеджеров по коммуникациям и связям:
• информирование сотрудников компании (о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых видах продукции и услугах — ориентация всех сотрудников компании на конечный результат);
• оценка внутрикорпоративных настроений (сбор и обработка мнения сотрудников компании о социальных условиях, о кадровых перестановках и др.);
• внутренние маркетинговые кампании (сбор и обработка мнения сотрудников компании о новых выпускаемых товарах, услугах и др.);
• сбор информации об увлечениях сотрудников компании (внутренних ценностях, мотивации).
Для ИТ-специалистов:
• удобный механизм обработки заявок в тех. поддержку (принцип одного окна, интеграция с существующими helpdesk системами — если они есть, информирование пользователей об изменении статуса заявки, статистическая обработка результатов);
• удобная адресная книга с возможностью быстрого поиска ФИО, должности, телефона и места расположения любого пользователя (в том числе с отображением на карте);
• анализ и отображение статистики количества обращений в службу тех. поддержки, интернет трафика, телефонной связи и печати;
• организация единой точки доступа ко всем информационным системам компании.
Для руководителей и топ-менеджеров:
• анализ информации (предварительная обработка и визуализация любой доступной информации — финансовых показателей, коммерческой информации, текучесть кадров и др.);
• обратная связь с сотрудниками компании (возможность узнать мнение сотрудников компании по любому вопросу напрямую).
Прейскурант на ПО и услуги
Сопровождение
По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».
Минимальный включает в себя:
• поставку обновленных версий системы в течение года;
• доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;
• доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.
Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.
Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:
• возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.
• помощь в диагностике ошибок по e-mail.
Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.
Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:
• возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;
• помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;
• консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии. Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.
Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора. Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:
• для диагностики работы системы;
• для оптимизации работы системы;
• для устранения ошибок в работе системы;
• для установки или обновления компонентов системы на сервере; • для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;
• для настройки системы.
Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально.
К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:
1. удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;
2. обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).
Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются за отдельную плату по действующему прейскуранту.
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – «коробочный» продукт для автоматизации работы архива организации и делопроизводственных служб.
Почему об архивном хранении электронных оригиналов нужно подумать уже сейчас?
В системах документооборота уже сейчас создаются и обрабатываются электронные оригиналы документов (бумажные оригиналы отсутствуют). Ожидается что к 2020 году – около 48% документов будут в электронном виде. Аналогично бумажным, для электронных документов необходимо:
– обеспечивать передачу на архивное хранение и сохранность в соответствии с законодательными нормами;
– в корректном виде предоставлять по месту требования (суды, проверки и пр.);
– своевременно уничтожать и формировать акты об уничтожении. Действующие тиражные системы не обеспечивают данную функциональность (технологические сложности долговременного хранения, отсутствие экспертизы у разработчиков).
Преимущества системы АРХИВНОЕ ДЕЛО
Управление архивом в полном соответствии с требованиями действующих стандартов и сложившимися практиками.
Формирование отчетных форм, утвержденных Росархивом
Обеспечивает простую и удобную подготовку утвержденных отчетных форм, в том числе: номенклатуры дел, итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел постоянного, временного хранения, форма акта о выделении к уничтожению документов и др.
Удобный доступ к архивным документам для сотрудников
Система предусматривает настройку пользователем многокритериального классификатора дел и рубрикацию документов, обеспечивающую максимально удобный доступ к необходимой информации. Поисковые механизмы позволяют найти необходимые дела и документы по любым реквизитам, включая поиск по текстам файлов и по штрих-коду.
Простой ввод документов в систему
В системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» возможен прием исполненных документов практически из любой системы электронного документооборота.
Cканирование и извлечение данных
Для перевода в электронный вид бумажных архивов реализован модуль «Поточное сканирование», обеспечивающий автоматическое создание карточек архивных документов и, при необходимости, распознавание текста. Может быть реализовано извлечение значимых параметров (дат, сумм, наименований, авторов и т.п.) из текста документа и автоматическое заполнение карточки.
Управление архивом
• Автоматизированная подготовка номенклатуры дел.
• Подготовка дел для передачи на архивное хранение.
• Систематизация документов внутри дела и оформление единиц архивного хранения.
• Топографирование архивохранилища.
• Создание номенклатурных заголовков дел.
• Группировка дел в пределах фонда.
• Подготовка дел для передачи на архивное хранение. Автоматизированное ведение архивных описей.
• Автоматический контроль сроков хранения документов.
Поисковые возможности
• Поиск и отображение списка дел и документов по любому набору реквизитов и сохраненным поисковым запросам.
• Поиск дел и документов по штрих-коду.
• Веб-доступ.
Модули:
1. Модуль «Хранение электронных подлинников» системы «Архивное ДЕЛО» и библиотеку коннекторов.
2. Подготовку проектов необходимых регламентов работы с электронными оригиналами документов.
3. Настройку модулей, обучение, последующее сопровождение.
Модуль «Хранение электронных подлинников»
• Учет электронных документов.
• Обеспечение контроля целостности электронных документов.
• Обеспечение сохранности электронных документов (разнесенные физически эталонное и рабочее Хранилище (БД) – для начала, фонд пользования и страховой фонд – в перспективе).
• Фоновые процедуры проверки целостности и сохранности массива электронных документов.
• Поиск электронных документов.
• Выгрузка электронных документов для предъявления по месту требования.
Модуль «Библиотека коннекторов»
• Подготовка массива документов в передающей системе (СЭД) для передачи в систему хранения электронных документов (архив) в соответствующем формате.
• Подписание массива электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью для обеспечения целостности массива при передаче между системами.
• Описание формата взаимодействия и структур данных.
• Передача и прием данных (массива документов), оформление данных процедур в соответствии с требованиями российского законодательства.
• Размещение в структуре данных системы «Архивное ДЕЛО».
Модуль «Совещания»
• Модуль «Совещания» обеспечивает автоматизацию работы коллегиальных органов – от планирования совещания до формирования протокола. В рамках архивной системы модуль обеспечивает сопровождение работы экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).
Прейскурант на ПО и услуги
Сопровождение системы АРХИВНОЕ ДЕЛО
По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».
Минимальный включает в себя:
• поставку обновленных версий системы в течение года;
• доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;
• доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.
Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.
Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:
• возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.
• помощь в диагностике ошибок по e-mail.
Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.
Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:
• возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;
• помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;
• консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии.
Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.
Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора.
Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:
• для диагностики работы системы;
• для оптимизации работы системы;
• для устранения ошибок в работе системы;
• для установки или обновления компонентов системы на сервере;
• для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;
• для настройки системы.
Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально.
К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:
1. удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;
2. обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).
Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются в рамках расширенного сопровождения по действующему прейскуранту.
Расширенное сопровождение.
– Сопровождение ПО в части выполнения функций администратора базы данных системы «Архивное дело»:
1. Диагностика и оптимизация работы системы
2.Устранение ошибок в работе системы
Стоимость часа – 2 500 рублей
– Сопровождение ПО в части выполнения функций системного технолога системы «Архивное дело»:
1.Редактирование базовых и дополнительных справочников
2. Редактирование прав пользователей
3.Редактирование настроек системы
Стоимость часа – 2 500 рублей
– Сопровождение ПО в форме консультирования пользователей системы «Архивное дело»:
1. Консультирование пользователей по вопросам эксплуатации системы.
Стоимость часа – 2 500 рублей
ЕСМ-система eDocLib
eDocLib позволяет собрать информацию в единой базе и предоставить каждому из сотрудников быстрый и наглядный доступ в соответствии с обязанностями.
Среди распространённых примеров использования eDocLib архивы первичной бухгалтерской документации, финансовых документов, специализированные базы знаний (например, по нормативно-правовым актам).
В eDocLib «из коробки» реализовано все необходимое для создания электронного архива, базы знаний, организации совместной работы с файлами и организации документооборота.
Система eDocLib включена в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 29.04.2016 №183.
Преимущества ЕСМ-системы eDocLib
eDocLib предоставляет набор инструментов для наведения порядка в файлах и документах. Файлы классифицируются по различным рубрикам (например, «Договоры», «Счета», и т.п.), сопровождаются дополнительными характеристиками (например, сумма договора, контрагент, поставщик, дата). Между файлами устанавливаются взаимосвязи-гиперссылки для быстрого перехода ко всем сопутствующим материалам. Также сохраняется привычная возможность группировать файлы по папкам и предоставлять к ним совместный доступ.
Документооборот и групповая работа
Совместная подготовка файлов вызывает множество вопросов – «кто автор изменений?», «какая версия окончательная?» , «какие изменения в тексте ожидаются и кем должны быть внесены?». С помощью eDocLib ответить на этот вопрос всегда предельно легко. В eDocLib «из коробки» уже реализована вся функциональность автоматизации документооборота – сопровождение полного цикла работы с документами – регистрация документов, контроль исполнения поручений, подготовка и согласование проектов документов. Система автоматически отслеживает процесс подготовки документа/исполнения поручений и наглядно предоставляет информацию о текущем этапе работы и его исполнителях. Важное отличие от большинства система документооборота – гибкость и простота настроек, возможность адаптировать интерфейсы и процессы системы к сложившимся реалиям работы.
Простота настроек – удобство работы
eDocLib позволяет легко и быстро привести настройки системы в соответствие с реальными потребностями пользователей. Ключевая идея платформы – простая и наглядная настройка всех компонентов системы – элементов хранения, поисковых запросов, персональных настроек пользователя. Изменения осуществляются пользователями в режиме «визуального конструктора», без программирования. В результате внешний вид и логика работы системы соответствует пожеланиям сотрудника и автоматизирует выполняемые им задачи. При этом возможность вносить изменения «на лету» не влияет на производительность платформы.
Оповещения и уведомления
eDocLIb не требует от пользователей постоянно следить за изменениями и новыми событиями в системе. Предусмотрены оповещения
- по электронной почте о поступлении новой информации;
- о производимых другими пользователями действиях;
- о наступлении или приближении сроков;
- об изменении статусов.
Массовый ввод документов
eDocLib обеспечивает автоматическую загрузка файлов из указанной пользователем папки с сохранением существующей структуры поддиректорий и созданием карточки описания для каждого из файлов. Возможен массовый импорт данных из других систем – eDocLib поддерживает загрузку данных из файлов XML-формата. Для массового перевода в электронный вид бумажных документов предусмотрена возможность поточного сканирования и автоматического извлечения атрибутов, что позволяет в несколько раз увеличить скорость обработки снизить трудозатраты.
Аналитические отчеты
Хранение дополнительных табличных данных по каждому из файлов предоставляет широкие возможности по подготовке аналитических материалов и их наглядному представлению (в виде Microsoft Excel или Word). От общей статистики легко перейти к конкретным файлам и документам.
Доступ через Интернет и с мобильных устройств
Система eDocLIb полностью построена на Веб-технологиях. Доступ к данным может осуществляться с любого компьютера, (с учетом соответствующих требований по безопасности). Для работы с планшетных и мобильных устройств разработаны специализированные приложения.
Интеграция с другими системами
Полнофункциональный интерфейс прикладного программирования (API) позволяет существенно расширять функциональность и интегрировать eDocLib с другими используемыми в организации системами. eDocLIb поддерживает выгрузку сведений о структуре имеющихся описаний, XSD-схем любого описания, а также импорт и экспорт описаний в формате XML-файлов и прикрепленных файлов.
Безопасность
Защита информации от несанкционированного доступа обеспечивается в eDocLib гибкой системой настраиваемых прав, использованием личных имен и паролей, а также возможностью Windows-аутентификации. Все действия пользователей с контент-объектами, поручениями, отчетами фиксируются в защищенных протоколах.
Обеспечение долговременного хранение документов с электронной подписью (электронных оригиналов)
Проблема долговременного хранения документа с электронной подписью (электронного оригинала). Срок действия сертификата электронной подписи (ЭП), аналога собственноручной подписи для бумажного документа, составляет 1-3 года. В тоже время срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года Эксперты компании ЭОС накопили значительный опыт в методологическом и технологическом обеспечении долговременного хранения электронных документов.
Опции
«Администратор»
Модуль управления пользователями и их правами. Позволяет создавать учетные записи пользователей и объединять их в группы, назначать им права на работу с данными и функциями системы, права доступа на группы документов. Также позволяет экспортировать и импортировать данные в eDocLib. «Конфигуратор» Редактор типов документов и справочников, который позволяет:
- создавать новые типы документов (с возможностью добавления новых реквизитов и секций) и модифицировать существующие типы;
- создавать новые справочники и редактировать существующие (кроме системных).
“Редактор форм»
Инструмент создания и редактирования визуальных форм документов и справочников (диалоговых окон, печатных форм).
Прейскурант на ПО и услуги
Сопровождение системы eDocLib
Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС
По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».
Минимальный включает в себя:
- поставку обновленных версий системы в течение года;
- доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;
- доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.
Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.
Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:
- возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.
- помощь в диагностике ошибок по e-mail.
Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.
Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:
- возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;
- помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;
- консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии.
Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.
Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора. Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:
- для диагностики работы системы;
- для оптимизации работы системы;
- для устранения ошибок в работе системы;
- для установки или обновления компонентов системы на сервере;
- для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;
- для настройки системы.
Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально. К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:
- удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;
- обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.). Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются в рамках расширенного сопровождения по действующему прейскуранту.
Расширенное сопровождение.
– Сопровождение ПО в части выполнения функций администратора базы данных системы eDocLib:
1. Диагностика и оптимизация работы системы
2. Устранение ошибок в работе системы
Стоимость часа – 2 500 рублей
– Сопровождение ПО в части выполнения функции системного технолога системы eDocLib
1. Редактирование базовых и дополнительных справочников
2. Редактирование прав пользователей
3. Редактирование настроек системы
Стоимость часа – 2 500 рублей
– Сопровождение ПО в форме консультирования пользователей системы «eDocLib»:
1. Консультирование пользователей по вопросам эксплуатации системы
Стоимость часа – 2 500 рублей.