Выбрать страницу

Закопались в бумажках?  Не можете отследить путь документа? Процедура согласования занимает слишком много времени, массу споров и разногласий?

Наша компания  поможет Вам легко и быстро справиться с этими трудностями. Наши специалисты:

  • проведут детальное обследование бизнес- процессов, существующих в Вашей компании
  • разработают рекомендации по совершенству существующей системы документооборота
  • дадут рекомендации по выбору оптимального количества лицензий и дополнительных опций
  • качественно внедрят и адаптируют систему электронного документооборота к особенностям работы Вашей компании
  • окажут последующую техническую поддержку системы электронного документооборота

Квалификация и опыт специалистов  нашей компании в предметной области, в ИТ и управлении проектами позволяет внедрить систему в желаемые сроки и получить максимальный эффект от ее использования.

Сценарий внедрения

 

  1. Обследование бизнес-процессов Компании в части работы с системой электронного документооборота (изучение регламентных документов, интервью с ответственными лицами, фиксация текущих правил и приемов работы с документами, формализация бизнес-процессов).
  2. Разработка концепции функционирования системы «на бумаге», согласование, составление требований к ИТ-инфраструктуре.
  3. Разбивка общего объема работ по внедрению на этапы (по автоматизируемым участкам), разработка плана внедрения, согласование с заказчиком.
  4. Выполнение работ по одному этапу (участку), представление результатов, демонстрация ответственным за данный участок лицам, сбор и учет замечаний.
  5. Выполнение работ по каждому следующему этапу аналогично пункту 4.
  6. Общее тестирование системы, сбор и учет замечаний.
  7. Проведение обучения.
  8. Сдача системы в опытную эксплуатацию.
  9. Адаптация системы во время проведения опытной эксплуатации.

Эффективность внедрения

Эффективность внедрения системы электронного документооборота

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков, выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны.

Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

– Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

– Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды.

Тактические выгоды: сокращение расходов при внедрении СЭД связаны с освобождением физического места для хранения документов, с уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде, со снижением расходов на персонал и оборудование и др.

Стратегические выгоды: коллективная работа над документами; значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам); повышение безопасности информации; повышение сохранности документов и удобства их хранения; улучшение контроля за исполнением документов; сокращение процесса согласования от нескольких недель до одного-двух дней; повышение скорости выполнения работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).

Для анализа экономической целесообразности внедрения СЭД обобщим эти параметры и рассмотрим: 

– Сокращение затрат на бумажные документы

– Повышение производительности труда;

– Сокращение затрат на бумажные документы

– Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, может дать более существенный эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными. Повышение производительности труда Определим финансовые потери из-за рутинной работы. Рассмотрим модель «Рабочее время»: N – число сотрудников в организации; T – доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с документами; Z – средняя зарплата в месяц Итого, потери = N*T*Z При штате в 1 000 сотрудников, 20% времени, средняя заработная плата 300 $ Потери=1000*0,2*300 = 60 000$ в месяц Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей позволяет справиться СЭД.

Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля рутинных операций, большую часть из которых можно переложить на автоматизированные системы, может составлять 20-30 % рабочего времени

Внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, благодаря следующим факторам:

– Совершенствование методов контроля исполнения поручений по документам.

– Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает о приближении сроков исполнения распоряжений. • При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

– Деятельность рядового сотрудника в любой момент может быть оценена как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством. Для этого достаточно будет задать в системе параметры поиска, например выполнение документов конкретным исполнителем за определенный период.

Благодаря этим факторам, исполнитель, несомненно, станет более дисциплинированным, будет более качественно и ответственно подходить к своим обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего труда как минимум на 5-15%. Предположим, что производительность каждого сотрудника увеличится в среднем на 5%. При зарплате в 300 долл. в месяц каждый сотрудник будет дополнительно выполнять работы примерно на 15 долл. В год это составит 180 долл., а для 100 сотрудников — 18 тыс. долл.! А если предположить, что производительность увеличится на 10%? Это вполне реально!

Система электронного оборота  «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

В настоящее время программа электронного документооборота предприятия ДЕЛО» зарекомендовала себя как самая надежная и проверенная СЭД на российском рынке. Продуманный и полный функционал для управления информацией и документооборотом. Сквозная автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний, возможность построения свободных маршрутов движения документов, надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности – выгодно отличает «ДЕЛО» от других систем.

Преимущества СЭД Дело

Надежность решения

• Уже «из коробки» готова для использования в проектах любого масштаба – от одного рабочего места до десятков тысяч, в том числе с подключением удаленных подразделений, внешних организаций;

• Эффективность, надежность этого программного продукта подтверждены опытом успешных внедрений;

• Поддерживает как полностью электронный документооборот, так и смешанный, подходит для всех организаций на любом этапе зрелости бизнес-процессов;

• Проста в использовании, интуитивно понятна, быстро осваивается, пользователи отмечают ее удобство;

• Надежная защита информации с применением электронной подписи и шифрования;

• Быстрая установка. Легко настроить под структуру и правила делопроизводства организации;

СЭД «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормам, а также стандартам документооборота.

Все включено

• Позволяет полностью автоматизировать весь жизненный цикл документов в компании (от регистрации или создания проекта до списания «в дело» или передачи на архивное хранение);

• Удобная, быстрая регистрация документов (корреспонденция, служебные файлы, обращения граждан, приложения), поддержка любых размеров и форматов файлов;

• Простая оцифровка бумажных экземпляров с помощью опции «Поточное сканирование»;

• Автоматизация стандартных процессов исполнения и согласования, возможность программирования маршрутов движения, бизнес-процессов различной сложности (Workflow) при помощи подсистемы «Управления процессами»;

• Контроль исполнения поручений, в том числе в сложных иерархических структурах;

• Используя «ДЕЛО», легко организовать юридически значимый электронный документооборот с помощью опции ЭП и средств криптозащиты;

• «ДЕЛО» поддерживает работу с почтовыми программами: регистрация файлов из электронной почты, прием, отправка файлов из интерфейса структуры. Мобильность, удаленная работа

• Дружественный интерфейс «ДЕЛО-Web» обеспечивает полный набор возможностей для работы. Использование веб-интерфейса не требует специального программного обеспечения.

• Наличие мобильных приложений под операционные системы iOS, Android, Windows 8 обеспечивает удобную работу с любых устройств.

Контроль исполнения, отчетность

• Отчетные формы позволяют получать полную информацию о статусе исполнения документов, резолюций, поручений на любом этапе их жизненного цикла;

• Оповещения и уведомления информирует пользователей о новых событиях, требующих внимания, тем самым ускоряя ход документно-ориентированных бизнес-процессов компании.

• Широкие поисковые возможности, позволяющие найти любой объект в СЭД. Реализован полнотекстовой поиск по содержанию документов. Интеграция с другими системами

• Позволяет организовать взаимодействие с МЭДО, СМЭВ, АС «Обращения граждан».

• Позволяет перевести в электронную форму процесс оказания госуслуг.

• Открытый API-интерфейс обеспечивает возможность интеграции с любыми информационными системами заказчика (например, интеграционное решение «ДЕЛО-1С»).

Сопровождение

Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС

По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».

Минимальный включает в себя:

  • поставку обновленных версий системы в течение года;
  • доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;
  • доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.
  • Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.

Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:

  • возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.
  • помощь в диагностике ошибок по e-mail.
  • Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:

  • возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;
  • помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;
  • консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии.
  • Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.

Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора.

Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:

  • для диагностики работы системы;
  • для оптимизации работы системы;
  • для устранения ошибок в работе системы;
  • для установки или обновления компонентов системы на сервере;
  • для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;
  • для настройки системы.
  • Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально.

К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:

  • удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;
  • обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).

Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются в рамках расширенного сопровождения по действующему прейскуранту.

– Сопровождение ПО в части выполнения функций администратора базы данных системы «ДЕЛО»:

  • Диагностика и оптимизация работы системы
  • Устранение ошибок в работе системы
  • Стоимость часа – 2500 рублей

– Сопровождение ПО в части выполнения функций системного технолога системы «ДЕЛО»:

  • Редактирование базовых и дополнительных справочников
  • Редактирование прав пользователей
  • Редактирование настроек систем
  • Стоимость часа – 2500 рублей

– Сопровождение ПО в форме консультирования пользователей системы «ДЕЛО»:

  • Консультирование пользователей по вопросам эксплуатации системы
  • Стоимость часа – 2500 рублей

EOS for SharePoint — это российская система электронного документооборота, сочетающая функции «классической» СЭД, российскую специфику и возможности платформы Microsoft SharePoint.
MS SharePoint – универсальная платформа для создания корпоративных порталов, которые становятся точкой доступа к базам данных, документообороту, интернет-ресурсам и различным внешним бизнес-приложениям (ERP, CRM и т.п.).
Система выгодно отличается простотой обслуживания. Доработки функционала возможны собственными силами заказчика. EOS for SharePoint эффективно автоматизирует управление документами, а также другие бизнес-процессы организации на базе корпоративного портала, формируя единое информационное пространство компании.

Преимущества EOS for SharePoint

Для пользователей:

• быстрый поиск требуемой информации (шаблоны документов, рабочие инструкции, регламенты, документы к тендерам и др.);

• автоматизация рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии, заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.);

• обмен информацией друг с другом (сообщения, фото из отпуска, фото новой машины, обсуждение новостей и событий и др.). Для менеджеров по персоналу:

• опросы и анкетирование сотрудников компании (удобный механизм подготовки опросных листов и анкет, автоматическая рассылка выбранной группе пользователей, простой механизм заполнения анкет и опросников, предварительная обработка результатов);

• архив организационно-правовых документов (должностные инструкции, положения об отделе, организационная диаграмма);

• информированность и/или адаптация новых сотрудников (электронная экскурсия по компании. По каким вопросам к кому обращаться, например, что делать, если забыл пропуск? и др.);

• динамика численности (средства визуализации принятых и уволенных сотрудников в разрезе возраста, профессии, подразделения и др.). Для менеджеров по коммуникациям и связям:

• информирование сотрудников компании (о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых видах продукции и услугах — ориентация всех сотрудников компании на конечный результат);

• оценка внутрикорпоративных настроений (сбор и обработка мнения сотрудников компании о социальных условиях, о кадровых перестановках и др.);

• внутренние маркетинговые кампании (сбор и обработка мнения сотрудников компании о новых выпускаемых товарах, услугах и др.);

• сбор информации об увлечениях сотрудников компании (внутренних ценностях, мотивации).

Для ИТ-специалистов:

• удобный механизм обработки заявок в тех. поддержку (принцип одного окна, интеграция с существующими helpdesk системами — если они есть, информирование пользователей об изменении статуса заявки, статистическая обработка результатов);

• удобная адресная книга с возможностью быстрого поиска ФИО, должности, телефона и места расположения любого пользователя (в том числе с отображением на карте);

• анализ и отображение статистики количества обращений в службу тех. поддержки, интернет трафика, телефонной связи и печати;

• организация единой точки доступа ко всем информационным системам компании.

Для руководителей и топ-менеджеров:

• анализ информации (предварительная обработка и визуализация любой доступной информации — финансовых показателей, коммерческой информации, текучесть кадров и др.);

• обратная связь с сотрудниками компании (возможность узнать мнение сотрудников компании по любому вопросу напрямую).

Сопровождение

Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС

 

По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».

Минимальный включает в себя:

• поставку обновленных версий системы в течение года;

• доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;

• доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.

Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.

Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.

• помощь в диагностике ошибок по e-mail.

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;

• помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;

• консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии. Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.

Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора. Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:

• для диагностики работы системы;

• для оптимизации работы системы;

• для устранения ошибок в работе системы;

• для установки или обновления компонентов системы на сервере; • для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;

• для настройки системы.

Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально.

К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:

1. удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;

2. обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).

Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются за отдельную плату по действующему прейскуранту.

 

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – «коробочный» продукт для автоматизации работы архива организации и делопроизводственных служб.

Почему об архивном хранении электронных оригиналов нужно подумать уже сейчас?

В системах документооборота уже сейчас создаются и обрабатываются электронные оригиналы документов (бумажные оригиналы отсутствуют). Ожидается что к 2020 году – около 48% документов будут в электронном виде. Аналогично бумажным, для электронных документов необходимо:

– обеспечивать передачу на архивное хранение и сохранность в соответствии с законодательными нормами;

– в корректном виде предоставлять по месту требования (суды, проверки и пр.);

– своевременно уничтожать и формировать акты об уничтожении. Действующие тиражные системы не обеспечивают данную функциональность (технологические сложности долговременного хранения, отсутствие экспертизы у разработчиков).

Преимущества системы АРХИВНОЕ ДЕЛО

Соответствие стандартам

Управление архивом в полном соответствии с требованиями действующих стандартов и сложившимися практиками.

Формирование отчетных форм, утвержденных Росархивом

Обеспечивает простую и удобную подготовку утвержденных отчетных форм, в том числе: номенклатуры дел, итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел постоянного, временного хранения, форма акта о выделении к уничтожению документов и др.

Удобный доступ к архивным документам для сотрудников

Система предусматривает настройку пользователем многокритериального классификатора дел и рубрикацию документов, обеспечивающую максимально удобный доступ к необходимой информации. Поисковые механизмы позволяют найти необходимые дела и документы по любым реквизитам, включая поиск по текстам файлов и по штрих-коду.

Простой ввод документов в систему

В системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» возможен прием исполненных документов практически из любой системы электронного документооборота.

Cканирование и извлечение данных

Для перевода в электронный вид бумажных архивов реализован модуль «Поточное сканирование», обеспечивающий автоматическое создание карточек архивных документов и, при необходимости, распознавание текста. Может быть реализовано извлечение значимых параметров (дат, сумм, наименований, авторов и т.п.) из текста документа и автоматическое заполнение карточки.

Управление архивом

• Автоматизированная подготовка номенклатуры дел.

• Подготовка дел для передачи на архивное хранение.

• Систематизация документов внутри дела и оформление единиц архивного хранения.

• Топографирование архивохранилища.

• Создание номенклатурных заголовков дел.

• Группировка дел в пределах фонда.

• Подготовка дел для передачи на архивное хранение. Автоматизированное ведение архивных описей.

• Автоматический контроль сроков хранения документов.

Поисковые возможности

• Поиск и отображение списка дел и документов по любому набору реквизитов и сохраненным поисковым запросам.

• Поиск дел и документов по штрих-коду.

• Веб-доступ.

Модули:

1. Модуль «Хранение электронных подлинников» системы «Архивное ДЕЛО» и библиотеку коннекторов.

2. Подготовку проектов необходимых регламентов работы с электронными оригиналами документов.

3. Настройку модулей, обучение, последующее сопровождение.

Модуль «Хранение электронных подлинников»

• Учет электронных документов.

• Обеспечение контроля целостности электронных документов.

• Обеспечение сохранности электронных документов (разнесенные физически эталонное и рабочее Хранилище (БД) – для начала, фонд пользования и страховой фонд – в перспективе).

• Фоновые процедуры проверки целостности и сохранности массива электронных документов.

• Поиск электронных документов.

• Выгрузка электронных документов для предъявления по месту требования.

Модуль «Библиотека коннекторов»

• Подготовка массива документов в передающей системе (СЭД) для передачи в систему хранения электронных документов (архив) в соответствующем формате.

• Подписание массива электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью для обеспечения целостности массива при передаче между системами.

• Описание формата взаимодействия и структур данных.

• Передача и прием данных (массива документов), оформление данных процедур в соответствии с требованиями российского законодательства.

• Размещение в структуре данных системы «Архивное ДЕЛО».

Модуль «Совещания»

• Модуль «Совещания» обеспечивает автоматизацию работы коллегиальных органов – от планирования совещания до формирования протокола. В рамках архивной системы модуль обеспечивает сопровождение работы экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).

Сопровождение системы АРХИВНОЕ ДЕЛО

Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС

По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».

Минимальный включает в себя:

• поставку обновленных версий системы в течение года;

• доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;

• доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.

Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.

Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.

• помощь в диагностике ошибок по e-mail.

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;

• помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;

• консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии.

Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.

Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора.

Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:

• для диагностики работы системы;

• для оптимизации работы системы;

• для устранения ошибок в работе системы;

• для установки или обновления компонентов системы на сервере;

• для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;

• для настройки системы.

Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально.

К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:

1. удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;

2. обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).

Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются в рамках расширенного сопровождения по действующему прейскуранту.

Расширенное сопровождение.

– Сопровождение ПО в части выполнения функций администратора базы данных системы «Архивное дело»:

1. Диагностика и оптимизация работы системы

2.Устранение ошибок в работе системы

Стоимость часа – 2 500 рублей

– Сопровождение ПО в части выполнения функций системного технолога системы «Архивное дело»:

1.Редактирование базовых и дополнительных справочников

2. Редактирование прав пользователей

3.Редактирование настроек системы

Стоимость часа – 2 500 рублей

– Сопровождение ПО в форме консультирования пользователей системы «Архивное дело»:

1. Консультирование пользователей по вопросам эксплуатации системы.

Стоимость часа – 2 500 рублей

 

ЕСМ-система eDocLib

 eDocLib позволяет собрать информацию в единой базе и предоставить каждому из сотрудников быстрый и наглядный доступ в соответствии с обязанностями.  

Среди распространённых примеров использования eDocLib архивы первичной бухгалтерской документации, финансовых документов, специализированные базы знаний (например, по нормативно-правовым актам). 

В eDocLib «из коробки» реализовано все необходимое для создания электронного архива, базы знаний, организации совместной работы с файлами и организации документооборота. 

Система eDocLib включена в  Реестр российского ПО  в соответствии с Приказом Минкомсвязи России  от 29.04.2016 №183.

Преимущества ЕСМ-системы eDocLib

Структурирование и систематизация данных

eDocLib предоставляет набор инструментов для наведения порядка в файлах и документах. Файлы классифицируются по различным рубрикам (например, «Договоры», «Счета», и т.п.), сопровождаются дополнительными характеристиками (например, сумма договора, контрагент, поставщик, дата). Между файлами устанавливаются взаимосвязи-гиперссылки для быстрого перехода ко всем сопутствующим материалам. Также сохраняется привычная возможность группировать файлы по папкам и предоставлять к ним совместный доступ.

Документооборот и групповая работа

Совместная подготовка файлов вызывает множество вопросов – «кто автор изменений?», «какая версия окончательная?» , «какие изменения в тексте ожидаются и кем должны быть внесены?». С помощью eDocLib ответить на этот вопрос всегда предельно легко. В eDocLib «из коробки» уже реализована вся функциональность автоматизации документооборота – сопровождение полного цикла работы с документами – регистрация документов, контроль исполнения поручений, подготовка и согласование проектов документов. Система автоматически отслеживает процесс подготовки документа/исполнения поручений и наглядно предоставляет информацию о текущем этапе работы и его исполнителях. Важное отличие от большинства система документооборота – гибкость и простота настроек, возможность адаптировать интерфейсы и процессы системы к сложившимся реалиям работы.

Простота настроек – удобство работы

eDocLib позволяет легко и быстро привести настройки системы в соответствие с реальными потребностями пользователей. Ключевая идея платформы – простая и наглядная настройка всех компонентов системы – элементов хранения, поисковых запросов, персональных настроек пользователя. Изменения осуществляются пользователями в режиме «визуального конструктора», без программирования. В результате внешний вид и логика работы системы соответствует пожеланиям сотрудника и автоматизирует выполняемые им задачи. При этом возможность вносить изменения «на лету» не влияет на производительность платформы.

Оповещения и уведомления

eDocLIb не требует от пользователей постоянно следить за изменениями и новыми событиями в системе. Предусмотрены оповещения

  • по электронной почте о поступлении новой информации;
  • о производимых другими пользователями действиях;
  • о наступлении или приближении сроков;
  • об изменении статусов. 

Массовый ввод документов

eDocLib обеспечивает автоматическую загрузка файлов из указанной пользователем папки с сохранением существующей структуры поддиректорий и созданием карточки описания для каждого из файлов. Возможен массовый импорт данных из других систем – eDocLib поддерживает загрузку данных из файлов XML-формата. Для массового перевода в электронный вид бумажных документов предусмотрена возможность поточного сканирования и автоматического извлечения атрибутов, что позволяет в несколько раз увеличить скорость обработки снизить трудозатраты.

Аналитические отчеты

Хранение дополнительных табличных данных по каждому из файлов предоставляет широкие возможности по подготовке аналитических материалов и их наглядному представлению (в виде Microsoft Excel или Word). От общей статистики легко перейти к конкретным файлам и документам.

Доступ через Интернет и с мобильных устройств

Система eDocLIb полностью построена на Веб-технологиях. Доступ к данным может осуществляться с любого компьютера, (с учетом соответствующих требований по безопасности). Для работы с планшетных и мобильных устройств разработаны специализированные приложения.

Интеграция с другими системами

Полнофункциональный интерфейс прикладного программирования (API) позволяет существенно расширять функциональность и интегрировать eDocLib с другими используемыми в организации системами. eDocLIb поддерживает выгрузку сведений о структуре имеющихся описаний, XSD-схем любого описания, а также импорт и экспорт описаний в формате XML-файлов и прикрепленных файлов.

Безопасность

Защита информации от несанкционированного доступа обеспечивается в eDocLib гибкой системой настраиваемых прав, использованием личных имен и паролей, а также возможностью Windows-аутентификации. Все действия пользователей с контент-объектами, поручениями, отчетами фиксируются в защищенных протоколах.

Обеспечение долговременного хранение документов с электронной подписью (электронных оригиналов)

Проблема долговременного хранения документа с электронной подписью (электронного оригинала). Срок действия сертификата электронной подписи (ЭП), аналога собственноручной подписи для бумажного документа, составляет 1-3 года. В тоже время срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года Эксперты компании ЭОС накопили значительный опыт в методологическом и технологическом обеспечении долговременного хранения электронных документов.

Опции

«Администратор»

Модуль управления пользователями и их правами. Позволяет создавать учетные записи пользователей и объединять их в группы, назначать им права на работу с данными и функциями системы, права доступа на группы документов. Также позволяет экспортировать и импортировать данные в eDocLib. «Конфигуратор» Редактор типов документов и справочников, который позволяет:

  • создавать новые типы документов (с возможностью добавления новых реквизитов и секций) и модифицировать существующие типы;
  • создавать новые справочники и редактировать существующие (кроме системных).  

“Редактор форм»

Инструмент создания и редактирования визуальных форм документов и справочников (диалоговых окон, печатных форм).

Сопровождение системы eDocLib

Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС

По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».

Минимальный включает в себя:

  • поставку обновленных версий системы в течение года;
  • доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;
  • доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.

Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.

Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:

  • возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.
  • помощь в диагностике ошибок по e-mail. 

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:

  • возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;
  • помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;
  • консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии. 

Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.

Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора. Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:

  • для диагностики работы системы;
  • для оптимизации работы системы;
  • для устранения ошибок в работе системы;
  • для установки или обновления компонентов системы на сервере;
  • для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;
  • для настройки системы. 

Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально. К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:

  • удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;
  • обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.). Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются в рамках расширенного сопровождения по действующему прейскуранту.

Расширенное сопровождение.

– Сопровождение ПО в части выполнения функций администратора базы данных системы eDocLib:

1. Диагностика и оптимизация работы системы

2. Устранение ошибок в работе системы

Стоимость часа – 2 500 рублей

– Сопровождение ПО в части выполнения функции системного технолога системы eDocLib

1. Редактирование базовых и дополнительных справочников

2. Редактирование прав пользователей

3. Редактирование настроек системы

Стоимость часа – 2 500 рублей

– Сопровождение ПО в форме консультирования пользователей системы «eDocLib»:

1. Консультирование пользователей по вопросам эксплуатации системы

Стоимость часа – 2 500 рублей.

Pin It on Pinterest

preloader