Для пользователей:

• быстрый поиск требуемой информации (шаблоны документов, рабочие инструкции, регламенты, документы к тендерам и др.);

• автоматизация рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии, заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.);

• обмен информацией друг с другом (сообщения, фото из отпуска, фото новой машины, обсуждение новостей и событий и др.). Для менеджеров по персоналу:

• опросы и анкетирование сотрудников компании (удобный механизм подготовки опросных листов и анкет, автоматическая рассылка выбранной группе пользователей, простой механизм заполнения анкет и опросников, предварительная обработка результатов);

• архив организационно-правовых документов (должностные инструкции, положения об отделе, организационная диаграмма);

• информированность и/или адаптация новых сотрудников (электронная экскурсия по компании. По каким вопросам к кому обращаться, например, что делать, если забыл пропуск? и др.);

• динамика численности (средства визуализации принятых и уволенных сотрудников в разрезе возраста, профессии, подразделения и др.). Для менеджеров по коммуникациям и связям:

• информирование сотрудников компании (о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых видах продукции и услугах — ориентация всех сотрудников компании на конечный результат);

• оценка внутрикорпоративных настроений (сбор и обработка мнения сотрудников компании о социальных условиях, о кадровых перестановках и др.);

• внутренние маркетинговые кампании (сбор и обработка мнения сотрудников компании о новых выпускаемых товарах, услугах и др.);

• сбор информации об увлечениях сотрудников компании (внутренних ценностях, мотивации).

Для ИТ-специалистов:

• удобный механизм обработки заявок в тех. поддержку (принцип одного окна, интеграция с существующими helpdesk системами — если они есть, информирование пользователей об изменении статуса заявки, статистическая обработка результатов);

• удобная адресная книга с возможностью быстрого поиска ФИО, должности, телефона и места расположения любого пользователя (в том числе с отображением на карте);

• анализ и отображение статистики количества обращений в службу тех. поддержки, интернет трафика, телефонной связи и печати;

• организация единой точки доступа ко всем информационным системам компании.

Для руководителей и топ-менеджеров:

• анализ информации (предварительная обработка и визуализация любой доступной информации — финансовых показателей, коммерческой информации, текучесть кадров и др.);

• обратная связь с сотрудниками компании (возможность узнать мнение сотрудников компании по любому вопросу напрямую).

Прейскурант на рабочие места

Прейскурант на опции

Прейскурант на услуги

Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС

 

По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».

Минимальный включает в себя:

• поставку обновленных версий системы в течение года;

• доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;

• доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.

Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.

Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.

• помощь в диагностике ошибок по e-mail.

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;

• помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;

• консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии. Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.

Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора. Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:

• для диагностики работы системы;

• для оптимизации работы системы;

• для устранения ошибок в работе системы;

• для установки или обновления компонентов системы на сервере; • для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;

• для настройки системы.

Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально.

К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:

1. удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;

2. обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).

Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются за отдельную плату по действующему прейскуранту.

Соответствие стандартам

Управление архивом в полном соответствии с требованиями действующих стандартов и сложившимися практиками.

Формирование отчетных форм, утвержденных Росархивом

Обеспечивает простую и удобную подготовку утвержденных отчетных форм, в том числе: номенклатуры дел, итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел постоянного, временного хранения, форма акта о выделении к уничтожению документов и др.

Удобный доступ к архивным документам для сотрудников

Система предусматривает настройку пользователем многокритериального классификатора дел и рубрикацию документов, обеспечивающую максимально удобный доступ к необходимой информации. Поисковые механизмы позволяют найти необходимые дела и документы по любым реквизитам, включая поиск по текстам файлов и по штрих-коду.

Простой ввод документов в систему

В системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» возможен прием исполненных документов практически из любой системы электронного документооборота.

Cканирование и извлечение данных

Для перевода в электронный вид бумажных архивов реализован модуль «Поточное сканирование», обеспечивающий автоматическое создание карточек архивных документов и, при необходимости, распознавание текста. Может быть реализовано извлечение значимых параметров (дат, сумм, наименований, авторов и т.п.) из текста документа и автоматическое заполнение карточки.

Управление архивом

• Автоматизированная подготовка номенклатуры дел.

• Подготовка дел для передачи на архивное хранение.

• Систематизация документов внутри дела и оформление единиц архивного хранения.

• Топографирование архивохранилища.

• Создание номенклатурных заголовков дел.

• Группировка дел в пределах фонда.

• Подготовка дел для передачи на архивное хранение. Автоматизированное ведение архивных описей.

• Автоматический контроль сроков хранения документов.

Поисковые возможности

• Поиск и отображение списка дел и документов по любому набору реквизитов и сохраненным поисковым запросам.

• Поиск дел и документов по штрих-коду.

• Веб-доступ.

Модули:

1. Модуль «Хранение электронных подлинников» системы «Архивное ДЕЛО» и библиотеку коннекторов.

2. Подготовку проектов необходимых регламентов работы с электронными оригиналами документов.

3. Настройку модулей, обучение, последующее сопровождение.

Модуль «Хранение электронных подлинников»

• Учет электронных документов.

• Обеспечение контроля целостности электронных документов.

• Обеспечение сохранности электронных документов (разнесенные физически эталонное и рабочее Хранилище (БД) – для начала, фонд пользования и страховой фонд – в перспективе).

• Фоновые процедуры проверки целостности и сохранности массива электронных документов.

• Поиск электронных документов.

• Выгрузка электронных документов для предъявления по месту требования.

Модуль «Библиотека коннекторов»

• Подготовка массива документов в передающей системе (СЭД) для передачи в систему хранения электронных документов (архив) в соответствующем формате.

• Подписание массива электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью для обеспечения целостности массива при передаче между системами.

• Описание формата взаимодействия и структур данных.

• Передача и прием данных (массива документов), оформление данных процедур в соответствии с требованиями российского законодательства.

• Размещение в структуре данных системы «Архивное ДЕЛО».

Модуль «Совещания»

• Модуль «Совещания» обеспечивает автоматизацию работы коллегиальных органов – от планирования совещания до формирования протокола. В рамках архивной системы модуль обеспечивает сопровождение работы экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).

Прейскурант на рабочие места

Прейскурант на опции

Прейскурант на услуги

Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС

По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».

Минимальный включает в себя:

• поставку обновленных версий системы в течение года;

• доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;

• доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.

Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.

Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.

• помощь в диагностике ошибок по e-mail.

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;

• помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;

• консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии.

Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.

Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора.

Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:

• для диагностики работы системы;

• для оптимизации работы системы;

• для устранения ошибок в работе системы;

• для установки или обновления компонентов системы на сервере;

• для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;

• для настройки системы.

Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально.

К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:

1. удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;

2. обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).

Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются в рамках расширенного сопровождения по действующему прейскуранту.

Расширенное сопровождение.

– Сопровождение ПО в части выполнения функций администратора базы данных системы «Архивное дело»:

1. Диагностика и оптимизация работы системы

2.Устранение ошибок в работе системы

Стоимость часа – 2 500 рублей

– Сопровождение ПО в части выполнения функций системного технолога системы «Архивное дело»:

1.Редактирование базовых и дополнительных справочников

2. Редактирование прав пользователей

3.Редактирование настроек системы

Стоимость часа – 2 500 рублей

– Сопровождение ПО в форме консультирования пользователей системы «Архивное дело»:

1. Консультирование пользователей по вопросам эксплуатации системы.

Стоимость часа – 2 500 рублей

Структурирование и систематизация данных

eDocLib предоставляет набор инструментов для наведения порядка в файлах и документах. Файлы классифицируются по различным рубрикам (например, «Договоры», «Счета», и т.п.), сопровождаются дополнительными характеристиками (например, сумма договора, контрагент, поставщик, дата). Между файлами устанавливаются взаимосвязи-гиперссылки для быстрого перехода ко всем сопутствующим материалам. Также сохраняется привычная возможность группировать файлы по папкам и предоставлять к ним совместный доступ.

Документооборот и групповая работа

Совместная подготовка файлов вызывает множество вопросов – «кто автор изменений?», «какая версия окончательная?» , «какие изменения в тексте ожидаются и кем должны быть внесены?». С помощью eDocLib ответить на этот вопрос всегда предельно легко. В eDocLib «из коробки» уже реализована вся функциональность автоматизации документооборота – сопровождение полного цикла работы с документами – регистрация документов, контроль исполнения поручений, подготовка и согласование проектов документов. Система автоматически отслеживает процесс подготовки документа/исполнения поручений и наглядно предоставляет информацию о текущем этапе работы и его исполнителях. Важное отличие от большинства система документооборота – гибкость и простота настроек, возможность адаптировать интерфейсы и процессы системы к сложившимся реалиям работы.

Простота настроек – удобство работы

eDocLib позволяет легко и быстро привести настройки системы в соответствие с реальными потребностями пользователей. Ключевая идея платформы – простая и наглядная настройка всех компонентов системы – элементов хранения, поисковых запросов, персональных настроек пользователя. Изменения осуществляются пользователями в режиме «визуального конструктора», без программирования. В результате внешний вид и логика работы системы соответствует пожеланиям сотрудника и автоматизирует выполняемые им задачи. При этом возможность вносить изменения «на лету» не влияет на производительность платформы.

Оповещения и уведомления

eDocLIb не требует от пользователей постоянно следить за изменениями и новыми событиями в системе. Предусмотрены оповещения

• по электронной почте о поступлении новой информации;
• о производимых другими пользователями действиях;
• о наступлении или приближении сроков;
• об изменении статусов. 

Массовый ввод документов

eDocLib обеспечивает автоматическую загрузка файлов из указанной пользователем папки с сохранением существующей структуры поддиректорий и созданием карточки описания для каждого из файлов. Возможен массовый импорт данных из других систем – eDocLib поддерживает загрузку данных из файлов XML-формата. Для массового перевода в электронный вид бумажных документов предусмотрена возможность поточного сканирования и автоматического извлечения атрибутов, что позволяет в несколько раз увеличить скорость обработки снизить трудозатраты.

Аналитические отчеты

Хранение дополнительных табличных данных по каждому из файлов предоставляет широкие возможности по подготовке аналитических материалов и их наглядному представлению (в виде Microsoft Excel или Word). От общей статистики легко перейти к конкретным файлам и документам.

Доступ через Интернет и с мобильных устройств

Система eDocLIb полностью построена на Веб-технологиях. Доступ к данным может осуществляться с любого компьютера, (с учетом соответствующих требований по безопасности). Для работы с планшетных и мобильных устройств разработаны специализированные приложения.

Интеграция с другими системами

Полнофункциональный интерфейс прикладного программирования (API) позволяет существенно расширять функциональность и интегрировать eDocLib с другими используемыми в организации системами. eDocLIb поддерживает выгрузку сведений о структуре имеющихся описаний, XSD-схем любого описания, а также импорт и экспорт описаний в формате XML-файлов и прикрепленных файлов.

Безопасность

Защита информации от несанкционированного доступа обеспечивается в eDocLib гибкой системой настраиваемых прав, использованием личных имен и паролей, а также возможностью Windows-аутентификации. Все действия пользователей с контент-объектами, поручениями, отчетами фиксируются в защищенных протоколах.

Обеспечение долговременного хранение документов с электронной подписью (электронных оригиналов)

Проблема долговременного хранения документа с электронной подписью (электронного оригинала). Срок действия сертификата электронной подписи (ЭП), аналога собственноручной подписи для бумажного документа, составляет 1-3 года. В тоже время срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года Эксперты компании ЭОС накопили значительный опыт в методологическом и технологическом обеспечении долговременного хранения электронных документов.

Опции

«Администратор»

Модуль управления пользователями и их правами. Позволяет создавать учетные записи пользователей и объединять их в группы, назначать им права на работу с данными и функциями системы, права доступа на группы документов. Также позволяет экспортировать и импортировать данные в eDocLib. «Конфигуратор» Редактор типов документов и справочников, который позволяет:

• создавать новые типы документов (с возможностью добавления новых реквизитов и секций) и модифицировать существующие типы;
• создавать новые справочники и редактировать существующие (кроме системных).  

“Редактор форм»

Инструмент создания и редактирования визуальных форм документов и справочников (диалоговых окон, печатных форм).

Прейскурант на рабочие места

Прейскурант на услуги

Прейскурант на опции

Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС

По истечении гарантийного срока клиент заключает договор на сопровождение, стоимость которого определяется одним из следующих уровней: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».

Минимальный включает в себя:

• поставку обновленных версий системы в течение года;
• доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений;
• доступ к справочным ресурсам на сайте компании ЭОС.

Годовая стоимость сопровождения составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.

Базовый включает в себя услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.
• помощь в диагностике ошибок по e-mail. 

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

Стандартный включает в себя все услуги предыдущего уровня, а также:

• возможность обращений по электронной почте в соответствии с типовой формой;
• помощь в диагностике ошибок сведений, пришедших по электронной почте;
• консультирование по телефону или электронной почте (срок ответа не более трёх дней) по вопросам, не описанным в документации, а также по вопросам установки или обновления версии. 

Годовая стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 12 000 руб.

Персональный. Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора. Список работ, которые могут быть включены, входит выезд к заказчику:

• для диагностики работы системы;
• для оптимизации работы системы;
• для устранения ошибок в работе системы;
• для установки или обновления компонентов системы на сервере;
• для установки или обновления компонентов системы на рабочих местах;
• для настройки системы. 

Годовая стоимость сопровождения оговаривается индивидуально. К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:

• удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;
• обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.). Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются в рамках расширенного сопровождения по действующему прейскуранту.

Расширенное сопровождение.

– Сопровождение ПО в части выполнения функций администратора базы данных системы eDocLib:

1. Диагностика и оптимизация работы системы

2. Устранение ошибок в работе системы

Стоимость часа – 2 500 рублей

– Сопровождение ПО в части выполнения функции системного технолога системы eDocLib

1. Редактирование базовых и дополнительных справочников

2. Редактирование прав пользователей

3. Редактирование настроек системы

Стоимость часа – 2 500 рублей

– Сопровождение ПО в форме консультирования пользователей системы «eDocLib»:

1. Консультирование пользователей по вопросам эксплуатации системы

Стоимость часа – 2 500 рублей.